Le classement des documents domestiques fait-il partie de ces tâches que vous remettez sans cesse à plus tard ? Ne procrastinez pas, nous allons vous montrer ici comment organiser et trier vos factures, vos documents bancaires, vos fiches de paie et toutes vos correspondances. Avec quelques outils seulement, vous pourrez enfin trier tous vos papiers qui sont éparpillés ou en piles dans sur votre bureau !
Vous devez savoir que le tri de vos papiers n’est pas seulement important pour les impôts, pour d’éventuels contrôles, mais surtout pour pouvoir retrouver une facture sans avoir à fouiller dans toute la maison.
En fait, pour organiser vos documents, vous devez une fois que vous les recevez dans votre boîte aux lettres, les ranger automatiquement et sans perdre de temps !
Choisissez un espace approprié
Premièrement, vous allez trouver un espace approprié pour stocker et trier les documents à archiver, que ce soit dans un placard, une armoire, un coffre ou un placard de cuisine, peu importe, vous aurez besoin d’un seul endroit pour stocker vos papiers et celui-ci doit être le seul point de référence. Le stockage de certains documents va durer de nombreuses années, il faut donc envisager un espace qui ne soit pas trop petit.
Matériaux et outils nécessaires
Une fois que vous avez choisi l’espace où vous allez stocker les documents dans votre maison, préparez et achetez ce dont vous aurez besoin pour organiser le triage et le classement :
• Des chemises ou des classeurs à anneaux ;
• Des chemises transparentes à trous ;
• Des stylos de couleur ;
• Agrafeuse.
Organiser et trier les documents à la maison
La première chose que vous devez faire à ce stade est de rassembler tous les documents et de commencer à les diviser en grands groupes, comme suit :
• Banque ;
• Les documents de la voiture ;
• Les services publics ou les factures ;
• Travail ;
• Santé ;
• Loyer de la maison ;
• Les déclarations de revenus ;
• Les garanties et les livrets d’instructions (joignez les reçus ou les factures d’achat aux livrets).
Une fois les documents divisés, vous devez les répartir en sous-groupes, et les placer dans des dossiers différents, par exemple :
• Voiture :
– Contrat d’achat ou de location ;
– Les documents relatifs à la voiture (photocopies du certificat d’immatriculation et de l’assurance, certificat de propriété original) ;
– Vignette ;
– Assurance ;
– Amendes.
Les documents de ces sous-groupes doivent ensuite être classés par date, du plus ancien au plus récent), afin que les documents les plus récents soient visibles et puissent être placés dans les dossiers.
Idées pour encore mieux trier vos papiers
Si vous voulez ajouter un peu de couleur à la monotonie et rendre ce travail plus agréable, créez une couverture pour chaque dossier et notez dessus les données les plus importantes et les plus utiles.
Ce système est une méthode de tri et d’archivage que les comptables utilisent et elle va vous aider à organiser, trier et rendre plus lisibles la lecture de tous vos papiers !