Vous avez perdu le contrôle des dossiers et des fichiers enregistrés sur votre ordinateur ? Vous avez l’habitude de tout sauvegarder, puis organiser après », mais là, c’est le désordre, rien n’y fait, vous n’y arrivez plus !
Le maintien, d’un certain ordre sur votre ordinateur favorise la productivité, fait gagner du temps, réduit le stress et permet surtout de retrouver ces fichiers en temps et en heure.
Oui, l’impact d’un désencombrement du PC est très important, si vous avez le bureau ou des dossiers remplis de fichiers dont vous ne vous souvenez pas d’où ils viennent et que vous devez nécessairement ouvrir pour les reconnaître, il est temps de réserver du temps pour remettre de l’ordre sur votre ordi. Maintenant, nous allons vous montrer que les avantages du minimalisme digital.
Objectifs du minimalisme dans votre ordinateur
1. Trouvez facilement ce dont vous avez besoin ;
2. Ne plus perdre d’énergie à chercher où sont vos fichiers et évitez l’anxiété de ne pas trouver ce dont vous avez besoin ;
3. Plus besoin de réfléchir à la logique de stockage car elle est déjà définie à la base ;
4. Ne prenez pas le risque de jeter des objets utiles ;
5. Gardez le contrôle de l’espace disque sans ralentir les performances de votre ordinateur. Chaque élément occupe de la mémoire que votre appareil pourrait mieux utiliser à d’autres fonctions.
Minimalisme digital : par où commencer ?
Lorsque vous choisissez une méthode pour désencombrer votre PC, la première chose à laquelle vous devez penser est le type d’activité que vous exercez, le nombre de personnes impliquées dans le partage du PC et la manière dont vous recherchez généralement vos fichiers et dossiers.
1. Faites-vous des tâches informatiques qui se terminent rapidement ou qui prennent du temps?
2. Avez-vous beaucoup d’activités répétitives ?
3. Combien de clients traitez-vous dans le même laps de temps ?
Il existe de nombreuses solutions et elles doivent s’adapter à votre façon de faire et de travailler sur votre ordinateur.
Les bonnes pratiques du minimalisme digital
1. Créez temporairement un dossier unique
Créer un dossier unique où rassembler tous les fichiers qui sont abandonnés sur le bureau, puis passez à l’étude et à la création de hiérarchie de dossiers. Première règle : ne plus rien enregistrer sur le bureau !
Le but est de savoir à l’avance où placer les fichiers en ayant préalablement défini une logique.
2. Ne créez pas trop de dossiers, juste les indispensables
La plupart des fichiers et des documents peuvent s’insérer dans des dossiers existants (c’est pourquoi il est utile d’avoir effectué un premier mappage).
Objectif principal : commencer avec le moins de dossiers possible, par exemple :
Projets en cours – Administration – Dossier Temporaire – Dossier A archiver.
Vous pouvez également décider de ne conserver que deux dossiers principaux, comme « En cours » ou « À archiver ».
3. Donnez des noms pertinents aux fichiers et aux dossiers qui sont faciles à trouver
Essayez d’imaginer le moment où vous aurez besoin de trouver un dossier dans le futur et quels mots vous pourriez utiliser pour le rechercher. Utilisez alors un mot-clé familier dans le nom, ainsi qu’une date si cela est utile. Par exemple, pour enregistrer et retrouver les factures d’un fournisseur, vous pouvez utiliser le système suivant : date + nom du fournisseur + type de document : 20180504-nom-du-fournisseur-facture.
4. Créez un dossier « Modèle »
Il y a des fichiers que vous utilisez souvent en ne changeant que quelques éléments, des PDF qui se ressemblent, des pièces jointes qui se répètent.
Dans ce dossier, vous pouvez sauvegarder les fichiers à utiliser comme « base » pour ne pas avoir à aller à la pêche au document à chaque fois. Prenez le modèle dont vous avez besoin, personnalisez-le et enregistrez-le. Dans ce dossier, vous pouvez également créer un sous-dossier « marque » où vous pouvez conserver les logos, les couvertures, les images institutionnelles, les présentations et tout ce dont vous avez besoin et qui est répétitif pour vos loisirs ou pour votre job.
5. Préparez une hiérarchie de dossiers
Préparez une hiérarchie de dossiers à copier/coller pour tous les PC où vous devez conserver la même organisation. Comme s’il s’agissait d’un modèle d’organisation.
6. Prévoyez un nettoyage hebdomadaire
En désencombrant, votre ordinateur avec notre méthode de minimalisme digitale, vous allez gagner en productivité et vous aurez également du plaisir à retrouver un bureau bien rangé quand vous commencez votre journée de travail !